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Boys Love Institute

ノンケ男がBL世界や雑談をだらだら綴るブログ

アナログノートのとり方で仕事の効率が変わった経験 仕事の効率化は僕の趣味ですvol.001

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仕事をして糧を得る。そんな日々が気が付けばもう20年以上続いています。一時期体を壊して半年程仕事から離れたりもしたのですが、今はなんとか復帰しバリバリと毎日を生きています。

 僕は前職で会社役員と云う、なんともタイソウな役職を手に入れてしまった事もあって、業務の効率化と云うタスクが日常的な存在になりました。個人最適よりも全体最適を考える立場になったんですね。

 正直これはあまり面白くありません。それでも何か楽しみを見出さないとヤってられませんから(真顔)、どうにか達成感を得る為のゴールをでっち上げるんですね。数値目標だったりなんだったりと、色々です。

 あ、今回BL無関係です。

 それでもやはり、面白くはなりませんでした。全体最適って実感を得難いんですよねー。実際に使ったり体感するのは自分ではないし。でもまあ「仕事」ですから、それなりに成果を目指して実行してました。

個人最適は自由だ!

それにくらべて個人業務の最適化は、とにかく自由です!果てしなく広がる自由空間です。最適化すべき対象は自分ただ一人なので、効率の向上さえ達成されればどんな手段を使ったってイイわけです。

 この「どんな手段を使ったってイイ」てのが萌えます。

アナログノートで試行錯誤

以前僕はノートPCを使っておらず、いわゆる大学ノートを使っていました。このノートのとり方はとにかく個人最適を繰り替えしていたので、自分的には「究極のノート」に辿り着いてしまったんですね。試行錯誤しまくって、自分の中ではこれ以上の効率化はもう望めないな、と思ったって事です。

 云いかえると、これ以上の効率化を考えるのは非効率だと感じるラインに到達した、ですかね。内容は非常にシンプルですが、とても便利でした。大まかに云って以下の事だけです。

つよ流アナログノート記法

  1. プロジェクト毎に1冊用意
  2. 左から4目盛目で縦線を引く
  3. 書き始めは最上行からにする
  4. ページ上部の日付欄を書く
  5. ページ上部の表題を書く
  6. 場所、時刻、参加者、を書く
  7. 話題毎にタイトルをつけて書く
  8. バカでも判るような日本語を使う
  9. 忘れた自分の為にキーワードを混ぜる
  10. 色は黒と赤だけ使う

 たまたま、ですが10個でした。思ったよりもありましたね。あっれー。5個くらいのつもりだったんですが。まあ、これらの事を無意識で実行できる状態になっているんです、僕は。

 この事を徹底して続けていると、会話の中や自分の考え方が常に階層的な情報に整理されるようになります。丁度ブロガーのみなさんが、h3~h5の使い方を無意識で考えながら文章を構築していく様に似ています。たぶん。すると仕事はどうなったか。

1.プロジェクト毎に1冊用意

これ最初はもったいないかなーなんて思ってました。ですが、普通に普通に考えてみると、複数のプロジェクトや案件に関わる内容を1冊のノートに収めると物凄く使いにくいんですよね。どこに書いたっけー、と探す頻度が上がりますし。

 プロジェクト毎に1冊用意すると、所持するノートそのものは増えますが、同時に使うのは必ず1冊なので、会議や考え事をする時に手にするのはいつでも1冊だけです。

 学生の時、教科毎にノートを分けていたのと同じです。

 以前に書いたものを振り返る時も、話題毎に1冊なので記憶の連続性が蘇りやすい、と云う利点もありました。

2.左から4目盛目で縦線を引く

最初からこう云う線が引いてあるノートもありますよね。これは単純に好みの問題です。この直線は定規などを持ち悪くワケではなく、となりのページをふんわり折り返して紙の端を使います。

 この行為はなんと云うか、儀式的な風味を持つんです。さあ書くぞ、的な。これ意外と大事なんですよ。

3.書き始めは最上行からにする

ついついもったいないと思って、ページの途中からでも書きがちですが、効率の為なら1ページくらい捨ててしまってもいいのです。とにかく、数行で終わっても次の書き始めは必ず新しいページの最上行から書く、ってことです。

4.ページ上部の日付欄を書く

「3.」をルール化するとこれが出来ます。結構使わないんですよね、この日付の欄って。でもちゃんと書くんです。日付を書くってことは、今日は何月何日で何曜日かを確認するワケですから、それだけでも効率に大いに影響します。また後から読み返す時に必ず月日が書かれているので、その他の情報と照合するのも捗りますよ。

5.ページ上部の表題を書く

大体のノートの最上段は、ちょっと太目の行があったりしませんか。ここの表題を書きます。今から書く内容にタイトルを必ず付ける、と云う事になるんですね。このタイトル付けは記憶の付箋のような存在になるのでとても重要視していました。また、表題から外れる話題になる時は、新たな話題として、改めて表題を付けていました。これも情報整理の訓練になっていた気がします。

6.場所、時刻、参加者、を書く

これは普通に議事録では当たり前の事ですね。と云うか、僕は効率化が趣味ですのでノートを取ったのに新たに議事録を別途作成するなんて我慢出来なかったものですから、自分が取ったノートをコピーするか写真にとってそれを議事録として配布したりしていました。まあこれについては、上司の好みだとかが関係して拒否られる可能性もあり、必ず使えるテとは云えませんね(僕は役員だったので我を通せましたが)。この情報も実際に手で書くので、例えば始めて顔を合わせる取引先の担当者を覚える事にもなって、一石二鳥感がありました。

7.話題毎にタイトルをつけて書く

「2.」で引いた線は話題の小見出しを付ける為のものでした。ココには話題タイトルしか書かないんです。もちろんタイトルだけなので、スカスカになりますがもったいないなんて思ったりしません。後から読み直す時などは、小見出しだけを拾い読み出来るので、ザックリどんな事を書いたっけなーと云う程度の確認の時に物凄く便利です。ただ最初はこの小見出しの付け方や範囲の設定についてコツをつかむまでは難しいかもしれません。慣れてくると、この話題はこれくらい書く事あるなーと思って、次の話題に飛んだ時に余白を空けておいて、後から追記するなんて事も出来るようになります。あ僕は、ですけど。

8.バカでも判るような日本語を使う

とにかく、未来の自分を一切信用しないと心に固く誓っているのが僕です。まあこのキーワード書いておけばその周辺情報も思い出すだろう、と云う当て推量は一度とて当たった試しがありません。100戦100敗です。全然思い出せません。なので、未来の自分が物凄くバカな子だと思って、シンプルで主語と述語が明確な日本語を書くように心がけました。結果的に、自ずと短文になるのが良いですね。書く内容を素早く整理しないと実践出来ないので、なかなかの訓練になりましたよ。

9.忘れた自分の為にキーワードを混ぜる

キーワードだけを書くのは愚かですが、シンプルで明確な日本語にキーワードを混ぜるのは必須です。重要な単語はぐるぐるっと丸を付けたりもします。サラサラっと読み飛ばしても視覚が滞空するように、キーワードを混ぜソレを強調するのが良いです。未来の自分は本当にバカですから、ここが重要ですよーと知らせてあげる必要がある、みてーなイメージです。

10.色は黒と赤だけ使う

最後は使うペンの話です。ボールペンの、黒赤2色ver.を使います。3色以上になると色情報で混乱しやすいので、重要、ソレ以外、と云う2分類しか設けません。自ずと情報優先度の選球眼が育つんですよね。キーワードは赤。これだけでも後から見る時にページを眺めて赤だけ拾い読み、なんて事が出来ます。

最後に

結果的に、ですが備忘録のようなエントリになりました。最近はノートPCを手に入れて長いので、ノートは取らなくなりましたが、このノウハウ(←w)はホワイトボードで発揮される昨今です。ホワイトボードマニアでもある僕なので、いずれまたホワイトボードの使い方を書いてみようかな、と思います。あと、仕事効率化は趣味の一つなのでエントリをシリーズ化する事に今決めました。ドコのブログでも書かれていない、超偏った効率化を紹介したいなぁ。■■

KOKUYO ノ-3BN10 キャンパスノート6号(セミB5)B罫30枚10冊組

KOKUYO ノ-3BN10 キャンパスノート6号(セミB5)B罫30枚10冊組

 
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written by つよ